Aujourd’hui, nous nous penchons sur le 4ème principe de permaculture “appliquer l’auto-régulation et accepter la rétroaction”, selon David Holmgren, dans le monde de l’entreprise.
Nous retrouvons également ce principe chez Bill Mollion “chaque fonction est assurée par plusieurs éléments”.
Cet article fait partie de la série « challenge du mois de septembre » : 30 jours pour vous parler de la permaculture au travail. Si vous êtes nouveau ici, vous pouvez consulter cet article « La permaculture au travail : s’inspirer de la nature » qui vous expliquera tout.
Relier le principe au contexte professionnel
Le principe « Appliquer l’auto-régulation et accepter la rétroaction » met l’accent sur la capacité des systèmes à se réguler et à se corriger eux-mêmes à travers des boucles de retour d’information. Comme on l’a vu dans le dernier article, se réguler signifie ni trop produire, ni pas assez, de manière autonome.
La rétroaction signifie être en capacité de remettre en question l’organisation ou les décisions prises pour modifier ce qui est.
Dans un contexte professionnel, cela se traduit par la mise en place de processus d’amélioration continue, où les erreurs, échecs, et succès sont utilisés comme des points d’apprentissage pour ajuster les stratégies et méthodes. Cela signifie malgré tout d’avoir des objectifs cohérents pour l’humain et l’environnement qui nous entoure.
Pour une TPE-PME, l’auto-régulation et la rétroaction sont des leviers puissants pour optimiser la performance et maintenir l’agilité dans un environnement changeant.
Exemple d’application en entreprise
Prenons l’exemple d’une TPE dans le domaine du e-commerce qui, suite à une série de retours négatifs de ses clients concernant la livraison tardive, a mis en place un système de retour d’expérience. Plutôt que d’ignorer ces feedbacks, l’entreprise a appliqué le principe d’auto-régulation en optimisant son partenariat avec des transporteurs plus fiables et en améliorant la communication avec ses clients. Du fait du constat que les services existants ne fonctionnent pas avec les valeurs de l’entreprise et ne donnant pas toutes les satisfactions requises, l’entreprise pourrait développer son propre système de livraison.
Résultat : non seulement les délais de livraison ont été réduits, mais la satisfaction client a augmenté de 15 % en trois mois. L’entreprise a également mis en place un tableau de bord permettant de suivre les retours clients en temps réel pour s’ajuster au besoin.
Outils et stratégies concrètes pour appliquer l’auto-régulation et accepter la rétroaction
Pour appliquer efficacement le principe de l’auto-régulation et accepter la rétroaction, voici quelques actions concrètes que les TPE-PME peuvent envisager :
- Systèmes de feedback réguliers : Mettez en place des enquêtes de satisfaction auprès des clients ET des collaborateurs pour recueillir régulièrement leurs retours.
- Auto-évaluation des performances : Encouragez les équipes à faire des bilans de leurs actions afin d’identifier les axes d’amélioration. L’auto-évaluation peut être une pratique simple mais très efficace. Ces auto-évaluations peuvent se faire en amont de l’entretien professionnel, qui je vous le rappelle est obligatoire tous les 2 ans.
- Culture de la rétroaction constructive : Favorisez une culture où la critique constructive est perçue comme un moyen d’améliorer les processus plutôt qu’une attaque personnelle. Cela passe par des formations à la communication bienveillante, et je peux même dire que cela rejoint un des accords toltèques : “ne pas en faire une affaire personnelle”.
- Suivi des indicateurs de performance : Utilisez des KPI pour surveiller régulièrement l’état de santé de votre entreprise. Cela permet de détecter rapidement les dysfonctionnements et d’agir avant que les problèmes ne s’aggravent. Pour le moment, toutes les TPE/PME que j’ai rencontré n’ont par exemple pas d’indicateurs de satisfaction de leurs collaborateurs / collaboratrices, en partant du principe qu’il n’y a pas assez de salariés pour le moment (moins de 10). J’ai envie de dire qu’à partir d’1 c’est déjà bien, à partir de 3 ça devrait être indispensable
Chiffres clés et bénéfices mesurables de l’auto-régulation et de la rétroaction
Je fais l’hypothèse qu’instaurer un système d’évaluation peut faire peur (consciement ou inconsciemment). C’est vrai, qui aime dire à un collaborateur que ça ne va pas ? qui adore dire quand ça va (et qui le fait) ? (Cette hypothèse est affirmée par l’étude présenté ci-dessous … j’avoue avoir écrit cela avant de le lire dans cette étude 🙂 )
Je vais vous parler ici d’une étude menée par Harvard Business review, qui permet de déconstruire des idées que l’on a des rétro-action “négatives”. En effet, plus de salariés ont exprimé préférer avoir des feedbacks correctifs que positifs (57% VS 43%).
De plus, cela permettrait également de diminuer considérablement l’envie d’aller ailleurs (et donc du turnover). En effet 92% des répondants sont d’accord pour dire que si un feedback “négatif” est correctement présenté (bonjour la communication bienveillante), permet alors une augmentation de la performance, car il y aura indéniablement une montée en compétences. Qui dit montée en compétences dit apprentissage. Qui dit apprentissage dit sentiment d’évoluer. Qui dit sentiment d’évoluer dit : envie de rester.
Alors? Convaincu ?
Points de vigilance – Les pièges courants
- Mise en œuvre précipitée : vouloir obtenir des résultats immédiats sans bien évaluer les besoins réels et les ressources disponibles peut conduire à des échecs. Il peut être intéressant d’être accompagné par un professionnel, ou une (moi 🙂 ) pour la mise en place d’un process.
- Oubli du facteur humain : chercher à maximiser la production sans prendre en compte l’impact sur les collaborateurs peut mener à une démotivation générale, voire à une augmentation du turnover. Clairement, vous pouvez essayer … vous allez vite pouvoir expérimenter la rétro-action…
- Manque de suivi : ne pas évaluer régulièrement les résultats obtenus avec les outils mis en place peut empêcher de corriger le tir à temps. Cela donnera l’impression d’avoir travailler sur un projet, qui au final ne sert à rien. Et si cela se répète, le risque est de décourager votre équipe à développer des projets.
A vous de jouer
Aujourd’hui, faites un rapide diagnostic des processus internes de votre entreprise : avez-vous des système d’auto-évaluations ? Faites-vous régulièrement des feedbacks ? Comment et combien de fois par an ? Est-ce un processus bien établi, ou y allez-vous à l’improvisation ?
Savez-vous ce que pense vos salariés ou vous clients de l’entreprise ?
Puis, pensez à la façon dont vous réagissez spontanément face à “une critique”. Vos réactions peuvent en dire beaucoup sur la manière dont cela peut être perçu et utilisé dans l’amélioration de vos pratiques.
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